Alle Beringungsergebnisse, die einen Bezug zum Arbeitsgebiet – also den fünf ostdeutschen Bundesländern – haben, werden an der BZ Hiddensee gesammelt, geprüft, archiviert und für die wissenschaftliche Analyse aufbereitet. Dazu gehören folgende Informationen, die jeweils in Standarddatensätzen erfasst sind:

• Beringungsdaten, die bei Fang und Hiddensee-Beringung von jährlich ca. 120.000 Vögeln erhoben werden.
• Daten von zurückgemeldeten Hiddensee-Ringvögeln im Umfang von ca. 22.000 pro Jahr.
• Daten über Ringvögel anderer Beringungszentralen, die aus Ostdeutschland zurückgemeldet werden, sowie die dazugehörigen Beringungsdaten im Umfang von ca. 2.000 Vorgänge im Jahr.

Die ehrenamtlichen Mitarbeiter (Beringer) senden die von ihnen erfasssten Beringungsdaten in der Regel bereits in digitalisierter Form als Computerdatei über das Internet an die BZ. Als Werkzeug dafür dient die speziell entwickelte Software BERIHIDD, die von der BZ kostenlos bereitgestellt wird.

Auf die gleiche Weise gelangen die Daten von Ringvögeln zur BZ, die von den Beringern selbst kontrolliert (wiedergefangen) wurden. Hinzu kommen viele Rückmeldungen beringter Vögel, die zufällig durch unbeteiligte Personen beobachtet oder gefunden werden und buchstäblich aus aller Welt an die BZ gemeldet werden.

All diese Daten sind auf Plausibilität, formale Richtigkeit und adäquate Digitalisierung zu prüfen. Ist dies geschehen, werden im Falle von Wiederfunden folgende Informationen in Briefform gefaßt und versandt:

• Beringungsdaten an die Finder von Ringvögeln (wann, wo, in welchem Alter wurde der Vogel beringt),
• Wiederfunddaten an die Beringer wiedergefundener Ringvögel (wann wo, unter welchen Umständen wurde der von ihnen beringte Vogel gefunden),
• Beringungs- und Wiederfunddaten an die zuständige BZ, wenn die Fundorte außerhalb unseres Arbeitsgebietes Ostdeutschland liegen,
• Wiederfunddaten der bei uns gefundenen „fremden“ Ringvögel an die betreffende BZ mit Bitte um Übersendung der jeweiligen Beringungsdaten.

Die archivierten Daten sind mittels eines speziellen Softwarepaketes rasch abrufbar und können nach verschiedensten Kriterien bzw. Anforderungen geordnet, verdichtet und analysiert werden. Über Datenstrukturen, Bedingungen und Formen der Bereitstellung sowie Verdichtung der Daten informiert ein Merkblatt, das bei der BZ angefordert werden kann.